Sistem Informasi E-Document Pada Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya

Abstract

Dokumen di sebuah organisasi, perusahaan, atau instansi sangat diperlukan untuk menjadi bukti asli (otentik) dari sebuah fakta. Dokumen adalah suatu rekaman yang menyimpan berbagai informasi penting danmerupakan pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara, dirawat dan dilindungi keberadaannya Teknologi saat ini memungkinkan dokumen dibuat dalam bentuk elektronik agar meminimalisir penumpukan dokumen paper base di lemari pengarsipan yang terkadang menyulitkan dalam pencariannya, rawan dengan kehilangan dokumen, dan kerusakan dokumen. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya adalah unit yang menjadi pusat administrasi akademik, sehingga penerapan pengarsipan digital atau e-dokumen ini menjadi alternatif solusi dari permasalahan yang ada selama ini. Adapun Metode penelitian yang digunakan adalah RUP (Rational Unified Process) pendekatan pengembangan perangkat lunak yang dilakukan berulangulang, focus pada arsitektur, lebih diarahkan berdasarkan penggunaan kasus(use case driven). Tahapan metode ini yaitu Inception (permulaan), Elaboration (perluasan atau perencanaan), Construction (konstruksi), Transition (transisi). Dengan tools pengembangan perangkat lunak menggunakan Unified Modeling Language (UML) dan menggunakan bahasa pemrograman Pear Hypertext Preprocessor (PHP). Sistem e-dokumen yang dibangun dapat menjaga keamanan data dan informasi dari  bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, kerusakan dokumen dan lain sebagainya, dapat mempermudah pencarian dokumen tanpa proses yang lama, serta dapat meminimalisir penggunaan lemari dan ruangan yang sangat besar atau banyak.

Kata kunci : Dokumen, RUP, PHP